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2019年05月13日

人作業の予定と実績を現場で手軽に確認・報告「WorkReport」

社外作業が大半を占める検査業務の労働時間を正確に管理

現場の作業実態をなかなか正確に把握できない「検査業務」

業務の生産性を向上させるためには、まず従業員の現状の働き方を正確に把握する必要があります。現時点での働き方を可視化し、それを基に課題や問題点を洗い出すことで、初めて実効性のある改善策の検討も可能になります。

業務の大部分がオフィスワークの企業であれば、これはさほど難しいことではないでしょう。従業員はオフィスに集まって働いていますから、その働きぶりは直接目で見て確認できます。タイムカードを使った労働時間の管理も、比較的容易に実現できます。

一方、従業員がオフィスの外で働く時間が多い業態の企業では、その働きぶりを正確に把握するのはかなり難しくなります。特に、施設や建築物の設備検査を専門に扱う業者では、大部分の従業員は検査対象の設備が設置されている現場に出向いて作業を行いますから、作業の実態を正確に把握するのはより一層困難になります。

現場の作業員は、管理者の目が直接行き届かない場所で作業を行うため、「いつ現場に到着していつまで作業を行っていたのか」「その間実質的にどれだけの時間をどの作業に費やしたのか」を正確に把握する手段がありません。ビルの空調設備のメンテナンスや、エレベータの検査といった作業は、さまざまな現場を回る必要があるためすべての現場にいちいちタイムカード装置を設置して作業時間を管理するというのは、とても現実的ではありません。

その結果、大半の従業員が毎日オフィスで勤務する業態と比べると、設備検査業務はどうしても労働時間を正確に把握しづらくなってしまいます。

現場の作業実態をなかなか正確に把握できない「検査業務」

もちろん現場の作業員は、毎日の作業時間や作業内容について、会社側に正確に報告するよう求められています。大抵の場合は紙の報告書に、作業の開始時間や終了時間、実際に行った作業内容などについて記入し、すべての作業が終わった後に会社に戻って上長に提出します。

しかし実際に作業を行っている最中に、紙の報告書に時間を適宜記入するのは面倒であるばかりか、作業の内容によってはそもそも作業中に手を放すことができないこともあるため、どうしてもすべての作業が終わった後にまとめて記入することになります。そうなると、あいまいな記憶を辿りながら記入することも多くなり、どうしても正確性を保てなくなります。

その結果管理者側は、各作業にかかった正確な時間をなかなか把握することができません。本来であれば、作業内容や作業員ごとにかかった作業時間を正確に集計・分析し、生産性を阻害している要因を洗い出して業務の改善につなげたいところです。しかし、そもそも報告書で上がってくる作業時間が「どんぶり勘定」である以上、それを基に分析を行ったところで実のある結果は到底得られません。

現場の検査業務にかかった作業時間を正確に把握するには、現状の「紙の報告書」に替わって、現場で作業時間を正確に記録できる新たな方法を取り入れる必要があります。弊社が開発・提供する「WorkReport」は、まさにそうした目的に適う製品だと言えます。

「WorkReport」の導入で現場作業の時間を正確かつ簡単に可視化

WorkReportは、「いつ・どこで・誰が・何を」行ったかを業務現場で簡単に記録し、それを集計した内容を管理者がさまざまな角度から可視化できるツールです。その最大の特徴は、現場のユーザーが利用するインタフェースが、すべてスマートフォンアプリとして提供される点です。

検査現場に入った作業員は、紙の報告書にいちいち時間を記録する代わりに、専用のスマートフォンアプリ上で作業開始時と終了時にタップ操作を一度行うだけで、自動的に作業開始時刻と終了時刻が記録されます。

こうして記録された作業時間のデータは、自動的にサーバ上に集められて集計処理が行われます。管理者はその集計結果を、Webブラウザの画面上からさまざまな角度で分析できるようになります。

例えば、作業員別に作業時間を比較分析することで、要員ごとのスキルの違いを把握し、適切な作業の割り振りや、教育・研修の計画立案などに役立てられます。あるいは、検査対象の設備や依頼元企業ごとに作業時間を集計することで、設備や企業ごとの生産性の違いを割り出し、中長期的な業務計画の検討にも役立てられます。

現場にとって面倒な報告書作成作業が不要に

現場の作業員にとっても、WorkReportの導入はさまざまな面でメリットがあります。検査作業を行っている最中に、スマートフォンの簡単操作だけで、作業内容をその場で記録することができます。記録した内容は、クラウド上のサーバに蓄積され、そのデータをもとに報告書を自動的に生成します。こうして自動生成された報告書は、そのままサーバに送信されるので、現場の作業員は作業完了後、報告のためにいちいちオフィスに戻る必要もなくなります。

加えて、WorkReportの仕組みはクラウドサービスとして提供されるので、ユーザー側はサーバを導入したり、アプリケーションをインストール・設定する必要はありません。現場の作業員が利用するスマートフォンに専用アプリをダウンロードするだけで、すぐに利用を始められます。ITの専門要員がいない会社でも簡単に導入できますので、ぜひ気軽に試してみてはいかがでしょうか。