KAITOセキュアカメラによる
撮影を業務プロセスに取り入れ、
顧客リストを外出先からも
安全に閲覧できる環境を整備
現物書類の控え取得業務や預かり業務を
より安全かつ効率的に運用することも可能に

顧客リストを外出先からも安全に閲覧したい

JA横浜は、横浜全域を営業エリアとし、信用事業、共済事業、経済事業、営農・生活・相談事業などの多岐にわたるビジネスを展開している。「人と自然を大切にし、社会の発展と豊かな暮らしの実現に貢献する」という理念のもと、「みなさまから信頼され、地域から必要とされ、社会に誇れるJA」になることを目指している。

同組合はモバイルデバイスを活用した業務改善を推進している。2022年にはすべての営業職員を対象にスマートフォンを貸与。顧客からの問い合わせ対応や職員間の業務連絡などにとどまらない活用法を模索する中で新たに検討したのがカメラの活用だ。

経営企画本部　IT企画室　係長 波多野氏は、「スマートフォンに標準搭載されたカメラアプリを利用すれば、端末内にデータが残ります。端末の盗難・紛失による情報漏えいリスクが生じるため、職員に貸与するスマートフォンについてはカメラアプリを強制的に使用不可にしてきました。一方で、画像による視覚的な情報閲覧と共有に業務改善の可能性を見いだしたのも事実です。カメラを利用できれば、営業職員が顧客リストを外部に持ち出す際の非効率を解消できるのではないかと考えました」と語る。

これまで営業職員が紙などで個別に管理する顧客リストを外部に持ち出す場合、上長への申請と承認のプロセスを経る必要があった。帰店後も上長に現物を提示し、承認してもらわなければならなかったという。したがって、顧客リストを外部に持ち出せるタイミングは上長の在席状況に依存し、営業職員の機動性を損ねるリスクがあった。こうした課題を解決するために、カメラで撮影された画像データとしての顧客リストを端末内に残すことなく運用し、それらを外出先から安全に閲覧できる環境を整備することが求められたのだ。

金融機関での実績豊富な
KAITOセキュアカメラを採用

JA横浜は、スマートフォンの利用を前提に撮影と画像データの閲覧を安全かつ効率的に行えるツールの調査を開始。インターネット検索を中心とした情報収集の結果、目に留まったのがKAITOセキュアカメラだった。KAITOセキュアカメラはモバイル端末用のカメラアプリで、記録された画像データを暗号化した上でサーバへ転送するソリューションである。転送ボタンを押すとKAITOサーバ上に対象の画像データを収めたアルバムが作成され、転送完了後に端末内の画像データは自動的に削除される。画像閲覧ボタンを押せば、対象の画像データを安全に表示することも可能だ。もちろん端末内にファイルの閲覧履歴などは残さない。

波多野氏は、「KAITOセキュアカメラは、接続IPアドレスの制限やクライアント証明書によるユーザ管理などを含め、われわれが求めるあらゆるセキュリティ要件を満たしています。類似のツールも調査しましたが、私が見た限りではKAITOセキュアカメラと同等のセキュリティを確保できないという判断でした。主な機能や使い勝手、厳格なセキュリティ基準を設ける金融機関での導入実績などを踏まえるとKAITOセキュアカメラの一択でした」と話す。

開発はスケジュールどおりに進行した。JMASが機能追加の要望のヒアリングから各種問い合わせ対応、実装までを一貫してサポートし、MDM（Mobile Device Management）に絡む技術的な問題が生じたケースでもうまく対処したためだ。また、JMASから提供された資料を参考にすることで、システム管理者が行うべき機能確認、撮影可能範囲や禁止事項・トラブルへの対処法などの運用ルールの策定、初期設定なども速やかに行うことができたという。

波多野氏は、「新たなツールの導入にあたっては、まず一部の店舗や部署でトライアル運用を行い、安全性や操作性、実用性について検証するのが基本方針です。ただ、KAITOセキュアカメラについてはすでに安全性の確認を終えていたことと、スマートフォンの標準カメラアプリのようにシンプルな操作で扱える点を踏まえ、すべてのスマートフォンに一斉導入する形をとりました。運用開始から安定稼働を続け、使いづらいなどのネガティブな意見も一切ないことから最良の選択だったと言えます」と語る。

情報の取り扱いについての
ストレスや負担を大幅に低減

JA横浜は2023年11月より、KAITOセキュアカメラの本格運用を開始した。現在は、主に約180人の営業職員が業務プロセスにKAITOセキュアカメラを取り入れている。

成果の1つは、顧客リストを外部に持ち出す際の営業職員と上長の負担を軽減できたことだ。いまでは営業店内で顧客リストを事前に撮影しておけば、それらを外出先からも安全に閲覧することが可能。端末内に画像データを残さない運用を強制し、だれが、いつ、どこで、なにを撮影したかも可視化できるようになったため、顧客リストの持ち出しに伴う上長への申請と承認のプロセスを廃止することができた。また、他社保険証券や融資関連書類、年金受け取り口座の変更届などの預かり業務においてもKAITOセキュアカメラの利用が進んでいるという。

波多野氏は、「従来は、顧客から預かった書類等は社内に持ち帰り、返却するためにまた訪問するまでが一連の業務の流れだったが、KAITOセキュアカメラの利用が進んでいることにより、預かっていた書類の返却がなくなり、効率化にもつながっていることを実感している」と語る。

営業職員によってはITツールへの苦手意識から預かり物件の現物を営業店でコピーし、顧客宅を再訪・返却するスタイルを継続しているケースもある。波多野氏は、撮影を業務に取り入れる利便性を引き続き訴求することでKAITOセキュアカメラのさらなる定着化を図っていく。

波多野氏は、「今後は、組合内外向けの広報活動に使用する動画の撮影手段としてもKAITOセキュアカメラの活用を検討しています。KAITOシリーズで言えば、優秀な営業職員の商談のやり取りをKAITOボイスレコーダで録音し、音声データのテキストを共有することで商談スキルの底上げも図っていきたいです。JMASには生成系AIとの連携を前提とする仕組みづくりをサポートしていただきたいと考えています」と話した。