皆さん、こんにちは。
ジェーエムエーシステムズ（以下、JMAS）で、「BtoB EC」を担当している加納です。

コロナ禍の影響で自粛要請が発令され、多くの企業が在宅勤務を取り入れテレワークが主流となりました。
一方で、テレワークでは対応できない業務もあります。テレワークでは対応できないと言われている、代表的な業務が捺印／押印業務です。

今回のコラムでは、捺印／押印業務の必要性について解説していきます。

今日、コロナ禍の影響でテレワークという新たな働き方が推進され、通常の業務は自宅で作業する人が増加しました。しかし、紙書類の確認や捺印等の理由で出社しなくてはならない人も世の中的には多いようです。そんな中、令和2年6月に内閣府から「契約書類に押印が無くても効力に影響はない」との発表がありました。

押印が必須条件ではなくなりましたが、文章の成立を証明するにはどうすれば良いのでしょうか？
経済産業省の発表には、以下のように記載されています。

1. 継続的な取引関係がある場合：

取引先のメールアドレス、本文及び日時等、送受信記録が保存されていればいいようです。つまり、メールでのやり取りのログが時系列で残っていれば問題ありません。
日時を記した、請求書、納品書、検収書、領収書、確認書等のデータを保存しておくことで、文書の成立が認められることになります。



2. 新規に取引関係が開始される場合：

契約締結前段階で本人確認情報の記録、及び入手過程の記録があることが条件です。また、文書や契約の成立過程も保存されていなければなりません。この場合、メールやSNS上のやり取りも認められるようです。



3. 電子署名や電子認証サービスの活用について：

電子署名や認証サービスの認知度はそれ程高くありませんでした。今回の発表で、SNSやシステム利用時のログインIDや、日時、認証結果等が記録・保存されている場合、契約成立が立証できるとされているため、認知度、普及率は飛躍的に向上されると思われます。

EC上での取引では一般的に押印をされずに取引が行われます。
しかし、これまでの契約書類には押印がなければ、正式に契約成立と立証できませんでした。そのため「自社の製品やサービスには、契約書の取り交わしが必要だから、ECには適していない。」と考える企業も多くいらっしゃいました。しかし、今回のこの制度の見直しにより押印が必須条件ではなくなります。これにより、取引のEC化も進めやすくなっています。

BtoBでは、取引先とのやり取りが多く、取交される書類の種類も複数あります。
今回の発表では、「書類に押印は一切不要」と言っているわけではないようですが、今後の取引に大きな影響があることは間違いないでしょう。

押印業務が必要なくなると、業務フローが変わることになると思います。押印処理待ち等の時間が不要になるため、取引がスムーズに進められるようになるはずです。テレワークに対応できないとされていた押印業務に限らず他の業務も、オフィス以外の場所で対応できるようになるかもしれません。

しかし、デメリットも考えられます。業務フローの見直しはもちろん、契約書のフォーマットの再作成も必要になるかもしれません。また紙で保管している契約書の扱いと契約書のない取引の管理の違いへの取り組みなど、従来のやり方で慣れている業務全体が影響を受ける可能性があります。それは、そのまま新しい業務フローに対応するコスト（時間や修得訓練、ミスを防ぐための施策の実施など）として現れてくるかと思います。

上記であげたメリット・デメリットを並べてみて、自社業務の将来の姿を検討してみてください。

JMASでは、電子契約サービスを組み込むことで、契約書の取り交わしができるBtoB ECサイトの実績もあります。

今、テレワークが注目されはじめ、「テレワークに対応できる・できない」で企業格差が浮き彫りになります。経営や収益への影響の問題だけでなく、就職活動や転職活動での決め手の１つと言わるキーワードです。
企業のIT化も企業イメージに大きく影響しますし、手運用で行われる業務は、離職率が高くなる原因の１つとされています。
BtoB ECの導入は、業務負荷もオペレーションのミスも軽減できます。取引先とのやりとりにおいても、システム上に時系列で残すことができ、必要な時に簡単に取り出せます。

JMASでは、EC開発だけでなく、これからBtoB ECを始める方への導入支援も行っています。お気軽にお問合せください。

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