皆さん、こんにちは。
ジェーエムエーシステムズ（以下、JMAS）で、「BtoB EC」を担当している星です。
 
弊社は企業間取引（BtoB）におけるさまざまな業務をシステム化し、お客様のビジネスの成長を後押しするECサービス「2nd STEP」を提供しています。
 
今回のコラムでは、実際に「2nd STEP」をご利用いただいている企業様の事例をもとに、その代表的なサービスの1つである「2nd STEP 受発注サービス」について紹介します。
 
企業間取引の電子化や、受発注業務の最適化、社内業務の効率化を検討されている方のご参考になれば幸いです。

■概要

• C社は、化粧品のOEMを手掛けており、顧客が商品開発した製品の受注生産を行っている。
• 受注量の増加に伴って日々の業務負荷が大きくなっており、担当者の残業が常態化している。
• 販売管理システムへの注文情報の手入力、お客様への注文内容の確認などに多くの時間を割いており、今後の受注量の拡大に向けて早急な業務効率化が必要。
• JMASの「2nd STEP」を導入したことで管理人員を増やすことなく、「業務効率化」「顧客満足度向上」「売上拡大」を実現。

■C社の課題
＜導入前イメージ＞

通常、各顧客からExcelで作成された「生産計画」を事前（数カ月前）に受け取りますが、期日までに提示されないこともあります。原料の調達や製造ラインの構築に不備が生じ、顧客の希望納期に間に合わないケースが多発していました。

FAXの紙詰まり対応や、不明確な文字の解読に苦慮しており、誤認による入力の漏れやミスが発生してしまうこともあります。お客様への発注内容の確認などに多くの時間が費やされてきました。

■JMASの提案
＜導入後イメージ＞

JMASは、さまざまな形式のファイルでも受け渡し可能なWebシステムを提案しました。
所定の時期になると顧客にリマインドが送信され、顧客が生産計画ファイルをWebシステムにアップロードするだけで受け渡しを完了できる仕組みを構築。また、他システム（生産管理システム）とのデータの自動連携も実現しました。
結果、生産計画ファイルの受け渡しが滞りなく行われるようになり、各顧客とC社の生産管理担当との情報共有も円滑になりました。
製造ラインの稼働率を改善し、受注量の増加に対応できるようになったのも成果の1つです。

たとえば、一覧形式の入力画面を用意することで複数の商品の発注に伴う入力を簡素化、注文後の納期情報や発送状況、注文履歴をシステムから参照できる仕組みを構築。結果、注文内容の確認や発注元からの各種問い合わせの件数が激減し、双方の作業負荷も軽減しました。
また、注文情報は販売管理システムに自動で反映されるため、C社の事務処理担当者の入力負荷はほぼなくなり、受注量が増加しても無理なく業務を遂行することが可能です。C社は顧客拡大へ本格的にシフトしています。

C社に限らず、企業間取引を電子化する場合、企業同士の手間を減らすことが重要です。
企業間取引では、多くの顧客と独自のルール・フローを築きながら、信頼を重ねてきています。既存の業務フローが大きく変わることは、手間を増やすことにつながります。
本事例でも業務フローを大きく変えず、電話やFAX、メールを介して行ってきた受注業務を電子化することが必須条件でした。また、売上の拡大に向け、社内システム間の自動連携による業務効率化も求められました。

これらの要件を満たすためには、一般にクラウドサービスとパッケージのどちらを選択しても多くの独自開発が必要になります。
JMASは、カスタマイズが容易な企業間取引プラットフォームを軸にお客様の既存の業務フローを大切にしながら受発注業務の課題を解消し、各システムとの連携も可能にします。

ITスキルと業務ノウハウに富んだ弊社のコンサルタントがお客様と一緒に業務フローを描き、最適なシステム構築を支援します。

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