みなさん、こんにちは。ジェーエムエーシステムズの千田 美紀です。

今回の新型コロナウイルス感染予防・拡散防止対策に伴い、テレワークを導入した企業も多いのではないでしょうか。

突然のテレワーク。何の準備もできていない中、戸惑ってしまった方も多いかと思います。

弊社の取引先の方などと会話をしてみると、実際にテレワークを導入した企業の中には、以下のような状況に陥った方も多かったようです。

テレワークを始めてみて、皆さまはこれらのような状況に陥ったことはなかったでしょうか？

弊社では、このような不測の事態に陥った企業を支援する「デジタルアセット活用ソリューション」サービスを提供しています。

本コラムでは、テレワークで陥る可能性のあるさまざまな課題を、「デジタルアセット活用ソリューション」を利用した場合、どのように解決できるのか、具体例をあげながらご紹介します。

企業が持っているさまざまな情報資産のことをデジタルアセットと言います。「デジタルアセット活用ソリューション」は、業務で利用・作成したドキュメントやWebサイトの情報などを組織内で利活用できるサービスです。デジタルアセットの利活用により、ビジネススピードが飛躍的に向上します。

■課題

• 欲しい資料を探すときに、ファイルサーバや、Microsoft Teamsのようなプラットフォームなど、探す対象の場所が多すぎて、見つけるのに苦労している。
• 社内にいるときは資料の在りかを近くの人にすぐ聞けたが、在宅だとそれができず、何度もチャットでやり取りする手間が発生。短文だとニュアンスがうまく伝わらないこともあり、効率が悪い。

■改善

• 各デジタルアセット（資料など）の文面をAIが解読し、自動でタグづけ。このため、欲しいデジタルアセットを簡単に検索することができる。
• 各デジタルアセットにコメントや・メモを付けることが可能。ファイル名だけでは内容が分からない時でも、毎回ファイルを開かなくても、コメント・メモを見ればファイルの内容がすぐに分かる。
• デジタルアセットはクラウド上で共有しているので、リモートでもストレスなく検索・閲覧ができる。

■課題

• 会社に行けばキャビネなどから紙媒体の過去のドキュメントを見つけ出すことができるが、テレワークになった途端、閲覧ができず、先人のノウハウを探すことができなくなった。

■改善

• 紙媒体のドキュメントはPDFにし、Officeファイルや画像・映像も、説明やコメントを付けて共有。これにより、いつでも、必要なときに、閲覧することが可能に。

■課題

• 散々検索して見つけたドキュメントが、欲しいドキュメントとは違っていた。

■改善

• 選んだ一つのデジタルアセットから、似たようなタグ情報の資料をレコメンド可能。
• 各デジタルアセットの相関図を表示させることができるため、選んだデジタルアセットとタグ情報から、関係性が高いデジタルアセットをピックアップできる。
• 関係性が高いデジタルアセットをピックアップできるため、必要な資料を素早く見つけることができる。

■課題

• パソコンの画面が小さいため、いくつものウインドウを開くと重くなってしまい、また、画面が見にくい。

■改善

• Microsoft Teamsをポータルとして、本サービスを連携することにより、複数画面を開くことなく、Teamsから必要なデジタルアセットを検索することが可能に。

いかがでしたでしょうか？「デジタルアセット活用ソリューション」を活用することで、今回ご紹介したような、資料を探す際のさまざまなストレスを抱える必要もなくなります。また、素早く必要なデジタルアセットを見つけ出すことができるので、より効率的に業務をすることもできるはずです。

ご興味を持たれた方は、お気軽にお問い合わせください。

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