みずほヒューマンサービス株式会社

福利厚生制度の運用で、
KAITOセキュアカメラを利用
紙ベースの申請書・領収書授受を削減し、
業務効率化を実現

目的

紙ベースの申請書・領収書授受を削減し、業務効率化を実現

概要
  • みずほヒューマンサービス株式会社(以下MHHS)は、インフルエンザ予防接種の補助金申請の受付に際し、KAITOセキュアカメラを利用して紙ベースの申請書・領収書受領を解消する業務改善を行った
  • みずほフィナンシャルグループ中核4社の社員は、KAITOセキュアカメラで撮影した申請書(バーコード付)・領収書を送信するだけで申請を完了させることが可能に。ペーパーレス化により効率的な業務を実現
導入の効果
  • インフルエンザ予防接種の補助金申請において、ペーパーレス化を実現
  • 申請書・領収書の保管・管理負担が低減

福利厚生サービスの申請、
承認プロセスにおける紙のやり取りを
なくすことが狙い

みずほヒューマンサービス 厚生業務部長
藤田 昭一郎 氏(当時)

MHHSは、みずほフィナンシャルグループ中核4社(みずほフィナンシャルグループ、みずほ銀行、みずほ信託銀行、みずほ情報総研)の人事事務、および福利厚生事務代行業務を担っている。その業務の1つにグループ共通の選択型福利厚生制度(カフェテリアプラン)の運営がある。みずほのカフェテリアプランでは、社員が住宅、財産形成、自己啓発、余暇支援、生活支援、健康管理などの福利厚生メニューを毎年度付与されるポイントの範囲内で自由に選択し、利用できるのが特長だ。

MHHS 厚生業務部長 藤田 昭一郎氏(当時)は、「福利厚生サービスの1つとして、インフルエンザの予防接種に補助金を支給しています。接種後、社員は人事システムにて補助金申請を行い、そこから出力されるバーコード付きの申請書・領収書をMHHS宛てに文書便で送付する手続きとなっており、このフローのペーパーレス化が長年の課題でした」と語る。

カフェテリアプランの中でもインフルエンザ予防接種の補助金申請は件数が圧倒的に多く、全国の支店から1万数千通の文書便がMHHS宛てに届く。ただ、紙ベースの申請書・領収書は書類の見落としや紛失のリスクを避けられず、後に大量の申請書類の中から該当するものを探し出さなければならないケースもある。このため、申請書・領収書の仕分けや保管・確認などの作業にかなりの労力と時間を割いてしまっていたという。

MHHS 課長 前田 敏正氏は、「社員に1人1台貸与されるiPadのカメラ機能とデータ転送機能を使って、申請時に発生する紙のやり取りを排除し、社員と当部双方の負担を軽減できないかと考えました」と話す。


KAITOセキュアカメラの
トライアル運用でメリットを実感

みずほヒューマンサービス 厚生業務部 課長
前田 敏正 氏

iPadで撮影した写真を安全に共有し、iPad内にデータを残さない運用ができるツールを探す過程でたどりついたのがJMASのKAITOセキュアカメラだった。

KAITOセキュアカメラは、スマートデバイスから簡単、安全、確実に画像を転送できる法人向け高セキュリティカメラだ。KAITOセキュアカメラで撮影した写真は即時に分割、圧縮、暗号化された上で転送され、転送完了後、画像データはiPad内から自動的に削除される。

MHHS 主任 成瀬 亜希子氏は、「画像データを安全かつ確実に転送、共有し、iPad内にデータを残さないKAITOセキュアカメラは、まさにわれわれが求めていたツールでした。機能や使い勝手もよく、試してみることにしたのです」と語る。

MHHSは、KAITOセキュアカメラのトライアル運用を開始。JMASとともに技術的な課題を解決しながら申請作業を問題なく行えることを確認し、KAITOセキュアカメラの導入を決めた。

前田氏は、「せっかくツールを導入しても簡単に使えなければ利用者はすぐに離れてしまいます。トライアルでは利用者の意見を広く聞き、JMASにアドバイスをいただきながら業務特性に合わせた標準画面のカスタマイズを行いました」と話す。


従業員による申請の有無の確認や
進捗管理が容易に

みずほヒューマンサービス 厚生業務部 主任
成瀬 亜希子 氏

MHHSは2017年12月、インフルエンザ予防接種の補助金申請にKAITOセキュアカメラを利用できる体制を整えた。成瀬氏は、「社員へのアナウンスは、中核4社が配信する連絡文書を通じて行いました。JMASには、KAITOセキュアカメラの導入手順、使用方法を図解入りで解説する文書やQ&Aの作成、厳格なセキュリティ基準を適用した運用ルールの策定も支援していただきました」と語る。

これにより社員は、人事システムで補助金申請し、バーコード付きの申請書・領収書をKAITOセキュアカメラで撮影するだけでインフルエンザ予防接種の補助金申請を行えるようになった。KAITOセキュアカメラは、iPadの標準カメラと同じような操作感で扱える点が好評である。一方、MHHSはモニター画面に表示された申請書のバーコードを読み取ることで表示された領収書と人事システムの申請内容を突き合わせ、整合性がとれていることを確認する流れだ。

前田氏は、「KAITOセキュアカメラの撮影データには従業員を識別する個人コードや、日付データが付与されます。別建ての検索システムでは個人コードや日付などの条件で撮影データの抽出、並べ替えが可能なため、社員からの申請の有無の確認や、進捗管理が容易になりました」と話す。

MHHSは、人事福利厚生サービスの運用においてさらなるペーパーレス化を推進していくことを検討中だ。

藤田氏は、「紙のやり取りを伴う福利厚生サービスの申請を、今回同様にデジタル化ができれば申請書類をコピーして封筒に入れ、宛先を記入するなどの手間が一切なくなります。すべての社員がこの方法をとった場合、業務時間の大幅な短縮が見込めます。今後も、さらなる業務効率化を推し進めるための施策を探っていきます」と話している。


会社プロフィール

社名
みずほヒューマンサービス株式会社
本社
東京都千代田区内幸町1-1-5

みずほヒューマンサービスは、みずほフィナンシャルグループ中核4社(みずほフィナンシャルグループ、みずほ銀行、みずほ信託銀行、みずほ情報総研)の人事事務、および福利厚生事務代行業務を担っている。